7 clés pour réussir un projet d’élaboration budgétaire

Structurantes pour l’entreprise, les applications d’élaboration et de reporting budgétaires nécessitent un process réfléchi, complexe et précis.

Comme tout projet informatique, la mise en œuvre d’une solution d’élaboration budgétaire et d’analyse financière comporte des risques. Avant de se lancer, il convient de se poser les bonnes questions pour les contourner au mieux et réussir votre projet de business intelligence. Pour ce faire, nous vous dévoilons sept clés primordiales qui vous permettront d’adopter les bonnes pratiques, d’avancer plus vite et en toute confiance. Pour qu’au final vous disposiez d’une application qui satisfasse vos utilisateurs et optimise le fonctionnement de votre société.

1) Bien cadrer vos besoins

L’une des clés fondamentales à respecter pour la mise en place d’un projet BI est qu’il émane d’une personne ayant l’autorité nécessaire. Autrement dit, il doit être appuyé par la gouvernance. Ce sponsor (le DAF, voire directement le dirigeant de l’entreprise) va commanditer le projet en identifiant un vrai besoin pour l’entreprise.

Ce besoin doit être approfondi et cadré à travers l’élaboration d’un cahier des charges. Ce dernier permet de se poser les bonnes questions : À qui s’adresse l’application ? Quel module est indispensable ? Etc.

La forme du cahier des charges n’est pas pour autant rigide. Votre entreprise sait quelles fonctionnalités lui sont nécessaires, mais pas précisément comment les obtenir dans l’application.

Par contre, elle doit fournir suffisamment d’information pour pouvoir établir un plan de charges estimatif et définir un planning cohérent. Ce cadrage de départ est crucial pour éviter certaines désillusions, telles qu’une application livrée avec retard ou un outil qui ne répond pas à vos attentes.

2) Choisir la bonne typologie d’application

Au lancement du projet BI, vous allez devoir opter pour le type d’application qui va répondre le mieux à vos besoins. Les prestataires vous présenteront leurs solutions grâce à diverses démonstrations. Chaque type d’application est différent avec des fonctionnalités et des capacités variées.

D’un produit à l’autre, il peut exister des vraies différences qui impactent les usages. Certaines applications sont plus adaptées à des secteurs d’activité spécifiques. Pour obtenir le meilleur outil possible, le mieux est de pouvoir faire du sur-mesure en décidant de chaque fonctionnalité selon les besoins des utilisateurs. De plus, le choix peut être dicté, dans certaines circonstances, par des impératifs techniques ou stratégiques, tels que la disponibilité de l’outil en mode SaaS, par exemple.

Pour conforter votre choix d’application, recueillir les retours d’expérience de clients de l’éditeur est une bonne option. De plus, il faut savoir s’attarder sur ce qui se cache derrière un prix attractif. Par exemple, certaines solutions open source sont difficiles à mettre en œuvre tant il existe peu de consultants spécialistes sur le marché capables de vous assister. En tout état de cause, de vrais choix sont à trancher ; la panacée universelle n’existe pas !

3) Identifier les interlocuteurs pertinents

La réussite d’un projet réside également dans la capacité à mobiliser les bonnes personnes. Il est nécessaire d’avoir sous la main les bonnes équipes présentant les bonnes compétences. Il est parfois tentant de solliciter un maximum de personnes pour disposer d’un maximum de compétences. Mais cela représente un risque pour l’efficacité du montage du projet BI.

Il est préférable de mobiliser un nombre restreint de collaborateurs, concernés et qualifiés, formant l’équipe projet. Pour les identifier, chaque projet global est à diviser en modules. Par exemple, sur une application de finances, les personnes chargées des coûts d’exploitation et des coûts de personnel peuvent être différentes.

Puis, chaque module est représenté par un collaborateur compétent du domaine (RH, par exemple) et un interlocuteur technique. Ce dernier maîtrise le système d’information lui permettant d’indiquer instantanément où se trouvent les données nécessaires à l’élaboration du projet.

La base d’une équipe projet comporte le sponsor (le DAF généralement), un directeur de projet pour les arbitrages (stratégiques et financiers), un chef de projet / analyste et, parfois, un Assistant à maîtrise d’ouvrage (AMOA) qui facilite le dialogue avec le métier. Bien sûr, selon la taille de l’entreprise, un collaborateur (le contrôleur de gestion, le plus souvent) peut prendre en charge plusieurs fonctions.

4) Pouvoir (réellement) accéder aux données nécessaires

Réussir un projet d’élaboration budgétaire repose aussi très largement sur l’accessibilité des données dans votre société. Il est nécessaire de s’assurer qu’elles soient disponibles immédiatement et au bon format.

Aussi il faut s’interroger sur les contraintes qui peuvent reposer sur vos datas : Sont-elles exploitables tout de suite ? Nécessitent-elles une étape de transcodage ou sont-elles déjà structurées ? Y a-t-il un autre projet en parallèle visant à les rendre disponibles ? Sont-elles stockées sur vos serveurs (on premise) ou chez un hébergeur externe ?

L’idéal est bien sûr de pouvoir transférer facilement la base de données depuis votre société. Aussi un datawarehouse peut représenter une vraie sécurité. Ce référentiel des données de votre société permet une exploitation directe des datas déjà structurées et formatées. Sinon, il est essentiel d’anticiper les délais et les coûts nécessaires à l’accessibilité des données pour un montage de projet BI efficace.

5) Disposer de l’architecture technique adéquate

Pour que votre application fonctionne parfaitement, il est impératif d’avoir l’architecture matérielle et l’environnement technique adaptés. S’ils sont sous-dimensionnés, les utilisateurs ne pourront pas utiliser l’outil dans de bonnes conditions. Ils risquent de le contourner (rester sur leurs tableurs traditionnels par exemple).

Si votre société doit mettre en place de nouvelles machines pour l’utilisation de l’application, il faut anticiper les délais de leur installation. En effet, dans certaines entreprises, les nombreux niveaux de formalisation et de validation des demandes de matériels ralentissent les démarches. Or il faut garantir d’avoir l’infrastructure adéquate à temps pour la livraison de l’application.

Enfin, il faut veiller à ce que cette architecture matérielle soit entièrement opérationnelle et performante. Pour ce faire, de nouvelles compétences sont parfois à intégrer au sein de la société. Il est aussi nécessaire de s’assurer que chaque utilisateur, où qu’il soit, puisse accéder à l’application, en particulier si elle requiert un cloud connecté. Il faut en tout état de cause que le hardware ou l’hébergeur soit suffisamment solide pour un fonctionnement optimal de l’outil.

6) Se fixer des échéances réalistes

Pour un projet d’élaboration budgétaire et d’analyse financière efficacement mené, il est impératif de se sécuriser avec des délais réalistes. Dès le moment de l’appel d’offre, l’ambition doit être correctement évaluée avec des deadlines crédibles.

Avec des délais trop courts, le risque est de décaler les échéances à plusieurs reprises. Un projet peut ainsi glisser de manière incontrôlée. Au final, vos équipes qui étaient très motivées au départ ne le sont plus du tout. De plus, le produit livré aura tendance à être très différent de ce qui a été défini au démarrage puisque le besoin aura évolué.

Il est nécessaire de tenir compte des périodes de temps incompressibles pour créer et concevoir la solution. Sachez être pragmatique et anticiper les délais d’analyses, de prises de décision, de développement, … Si vous planifiez une application d’élaboration budgétaire pour octobre, ne vous y prenez pas en juillet ! Pour le planning, l’avis de votre partenaire doit être pris en compte.

7) Organiser la formation de vos équipes et la conduite du changement

Tout projet d’application d’élaboration et de reporting budgétaires doit s’accompagner de plusieurs sessions de formation. Elles doivent ensuite être accompagnées par un administrateur de l’outil, qui recueillera les retours d’expérience des utilisateurs afin de proposer des évolutions.

Pour une réussite totale, il faut différents niveaux de formation tout au long du projet BI. Ainsi, par exemple, une première formation à l’outil de l’équipe projet peut avoir lieu avant le démarrage. Il s’agit de donner une meilleure idée des fonctionnalités possibles, vues en démonstration.

Ensuite, une formation de pré-recette permet à l’équipe de voir concrètement comment fonctionne la solution et de lancer les tests. L’utilisateur clé voit les écrans réels et utilise toutes les fonctionnalités développées spécifiquement. Il est donc possible d’identifier à ce stade des éventuels bugs avant la livraison finale.

Enfin, une session de formation aux utilisateurs finaux doit être dispensée pour les mettre en condition d’utilisation réelle.

Outre la formation, la dimension de conduite du changement est l’une des clés essentielles pour inciter à l’utilisation de la solution développée. Elle doit être intégrée au plus tôt pour éviter tout rejet de l’application et s’assurer d’une mobilisation optimale de vos équipes.

La FP&A: la fonction à améliorer

Dans l’enquête de Deloitte sur les signaux des directeurs financiers en Amérique du Nord, 63% des directeurs financiers ont cité la FP&A comme la fonction qu’ils aimeraient le plus améliorer.
Les événements récents ont entraîné des changements radicaux dans le fonctionnement des équipes financières.

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Extended Planning and Analysis (xP&A) – Journey to AI Blog

Dans le marché actuel, la planification et l’analyse ne consistent pas seulement à rationaliser la planification et les prévisions et à accroître la rentabilité au sein des directions financières. Créer des plans qui ont un impact à l’ échelle de l’entreprise est la nouvelle norme. #planning #analytics #ibm #planninganalytics #fpanda