Prendre la décision d’acquérir un outil de pilotage de la performance (EPM) est une chose, mais choisir le produit dans lequel vous allez investir peut être une perspective décourageante. Il existe de nombreuses options sur le marché et faire une erreur d’achat peut être coûteux. Vous devriez considérer cela comme un investissement qui durera plusieurs années, il est donc très important de réfléchir à toutes les options et de prendre la bonne décision.

Quels sont les défis à relever par le dispositif de Pilotage de la Performance ?

Les Directions financières sont soumises à une pression toujours plus forte des métiers et de la Direction Générale pour fournir plus rapidement une information de gestion pertinente, qui supporte efficacement la prise de décision. Beaucoup d’organisations déplorent encore un temps trop important consacré à la collecte et à la mise en qualité de la donnée, et des processus prévisionnels insuffisamment standardisés et transversaux.

Dans ce contexte, de nombreuses Directions Financières transforment leur processus prévisionnel pour le rendre plus intégré, et favoriser le dialogue de gestion entre la Finance et les métiers. Beaucoup d’organisations souhaitent également, par la mise en place de Forecasts réguliers voire de Rolling Forecasts, instaurer des cycles de pilotage plus courts, afin d’évaluer en permanence les impacts des évolutions de leur activité sur la trajectoire de l’entreprise.

Les quelques lignes ci-dessous vous apporteront des éléments de réponse dont vous avez besoin pour initier votre projet de choix d’une solution EPM .

Comment choisir une solution EPM ?

 Il existe de nombreuses options sur le marché et faire une erreur d’achat peut être coûteux. Vous devriez considérer cela comme un investissement qui durera plusieurs années, il est donc très important de réfléchir à toutes les options et de prendre la bonne décision.

Voulez-vous un applicatif léger ou un produit EPM complet adapté aux organisations les plus grandes et les plus matures? Une solution que les utilisateurs peuvent prendre sans aucune formation ou la mise en œuvre impliquera également la création d’un pool d’utilisateurs experts et d’un bureau de gestion de portefeuille pour soutenir les projets dans ce nouvel environnement. Il y a beaucoup de décisions à prendre.

Les solutions de pilotage de la performance actuelles présentent de nombreux atouts :

• Reprenant les informations réelles et les référentiels, elles s’intègrent avec les systèmes d’information comptables et métiers.
• Stockant ou construisant en lieu et place d’Excel les budgets, réels et prévisions, elles fiabilisent vos données et permettent d’automatiser les tableaux de bord, les retraitements lors de imports et les différents calculs de ventilations, conversions et calculs de ratios en temps réel.
• Souples, disponibles en mode cloud ou on-premises, elles s’adaptent à votre contexte et aux évolutions d’organisation ou d’activités.
• Ergonomiques pour la saisie et les restitutions et parfaitement intégré à Excel ou via une interface web, elles emportent l’adhésion de vos équipes.

Quel que soit le type de produit que vous recherchez, il y a des éléments clés à prendre en compte lors de votre décision. Voici nos conseils pour choisir le bon outil pour vous.

Définissez vos besoins

Il est préférable de déterminer vos besoins avant même de commencer à regarder ce qui est disponible. Ensuite, vous pouvez faire correspondre ce que vous voulez avec ce que chaque produit peut faire et commencer à créer une liste restreinte comme celle-ci. Sinon, vous risquez d’être époustouflé par une présentation commerciale créative sans vraiment savoir si le produit répondra à vos besoins.

Pensez à ce que vous voulez exactement que cet outil fasse pour vous. Si vos équipes actuelles ne travaillent pas efficacement ensemble et ne partagent pas des informations, la mise en œuvre d’un nouveau logiciel ne résoudra probablement pas ce problème. Cependant, si vous savez que vous recherchez un système qui fournira une suite d’outils de reporting avancés pour vous donner de meilleures informations de gestion pour une prise de décision améliorée, alors vous pouvez commencer à examiner les produits de votre liste restreinte en gardant cela à l’esprit.

En d’autres termes, ne vous attendez pas à ce que les logiciels résolvent des problèmes culturels ou résolvent la politique du bureau. Vous aurez besoin d’un programme de gestion du changement parallèlement au déploiement de votre logiciel pour vous aider!

Envisagez l’intégration

De quels autres logiciels celui-ci a-t-il besoin pour «parler»? Vous pourriez, par exemple, vouloir extraire des données de vos systèmes financiers ou d’une application RH. Considérez à quel point ce sera facile de le faire. Impliquez votre service informatique dans les discussions car il pourra vous conseiller sur les données existantes dans l’entreprise et sur la meilleure façon d’y accéder.

Dans le même ordre d’idées, réfléchissez à la manière dont vous allez le configurer pour votre environnement. Si tous vos chefs de projet travaillent sur des tablettes et passent beaucoup de temps loin du bureau, alors quelque chose avec une solution avec une interface web intégrée fonctionnera beaucoup mieux pour eux. Si, d’un autre côté, votre équipe est principalement basée sur le bureau et utilise beaucoup Excel, alors l’ intégration avec Excel est probablement importante à évaluer.

Impliquez les utilisateurs

Vous ne pouvez pas demander à chaque utilisateur quelles fonctionnalités il souhaite et tout prendre en compte. Mais vous pouvez demander à quelques volontaires de la communauté des utilisateurs de vous aider à passer en revue les caractéristiques des produits de votre liste restreinte. Ensuite, ils peuvent donner une opinion réfléchie. Vous pouvez également les faire participer à des démonstrations de produits.

Le but de cela est que vous voulez vraiment vous retrouver avec un outil que les utilisateurs adopteront à bras ouverts. Pour y arriver, vous devez choisir quelque chose qu’ils aimeront utiliser et qui les aidera à faire leur travail. Vous constaterez que quelque chose qui semble trop bureaucratique ou qui ne correspond pas aux pratiques et processus de travail existants sera difficile à mettre en œuvre.

Cependant, gardez un peu d’esprit ouvert. Il est peu probable que vous trouviez quelque chose qui conviendra parfaitement à votre environnement de travail existant. Soyez prêt à revoir vos processus actuels et à les peaufiner pour tirer le meilleur parti de l’outil d’entreprise. Après tout, vous implémentez un nouveau système pour améliorer les choses, pas pour les garder telles qu’elles sont!

Penser au futur

Cinq ans, c’est long dans les affaires et vous devez choisir un outil qui évoluera avec vous et vos besoins changeants. Aurez-vous besoin de commencer à piloter la masse salariale au niveau du matricule et simuler l’évolution de workforce ? Qu’en est-il des utilisateurs dans une nouvelle entité – peut-il être étendu pour permettre à beaucoup plus d’utilisateurs, où qu’ils se trouvent? Peut-il gérer de grands projets ou plusieurs portefeuilles?

Ne fermez aucune porte à la croissance en choisissant quelque chose qui est la bonne taille pour vous maintenant sans capacité d’amélioration, car vous ne savez jamais ce que vous ferez dans quelques années. Espérons que votre niveau de maturité en gestion de projet augmentera et que vous souhaiterez un outil professionnel capable de suivre l’évolution de vos besoins.

Le bon outil EPM pour vous ne sera pas le bon outil EPM pour une autre entreprise – et même si vous finissez par choisir le même produit que d’autres acteurs de votre secteur, vous l’implémenterez probablement différemment et utiliserez des fonctionnalités différentes. C’est pourquoi il est si important de réfléchir à vos besoins, à vos utilisateurs et à votre environnement et de prendre la bonne décision pour vous.